Dokumentenmanagement – das Projekt
Hinter dem Begriff Dokumentenmanagement verbirgt sich wesentlich mehr, als man zunächst vielleicht vermutet. DMS-Lösungen können den Arbeitsalltag an vielen Stellen erleichtern und deutlich effizienter gestalten. Richtig an das Unternehmen angepasst, werden Ihnen viele lästige Aufgaben abgenommen und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Ein DMS kann mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung haben sich sechs Funktionen herauskristallisiert, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten und bei der täglichen Arbeit unterstützen:
1. Schneller Zugriff auf Informationen ohne langwierige Suche
2. Ortsunabhängiger, direkter Zugriff auf alle Dokumente
3. ALLE Informationen gesammelt an EINEM Ort
4. Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
5. Bessere Zusammenarbeit aller betriebsinternen Abteilungen
6. Geschäftsprozesse automatisieren
Dokumentenmanagement ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern betrifft die gesamte Betriebsorganisation.
Ein Softwareanbieter kann die technischen Anforderungen abdecken. Die betriebsinterne Umsetzung ist jedoch Chefsache, bei welcher ich Sie gerne unterstütze: Administrative Abläufe müssen angepasst, die Mitarbeitenden miteinbezogen und Gewohnheiten geändert werden. Das braucht Geduld und Fingerspitzengefühl.
Management – die Aufgabe
Informationsmanagement (IM)
Als Informationsmanagement wird die umfassende Verarbeitung von Informationen in einer Organisation bezeichnet, unabhängig von ihrer Form.
IM beinhaltet alle Aktivitäten, die dazu dienen, Informationen im unternehmerischen Kontext zu gestalten und als Ressource zu nutzen. Information und Kommunikation sind die Kernfunktionen für eine reibungslose Zusammenarbeit.
Records Management (RM)
Unter dem Begriff Records werden alle geschäftsrelevanten Informationen (Daten, Unterlagen, Akten, Dossiers usw.) unabhängig vom Informationsträger (Papierform, Server, Festplatte) verstanden. RM umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Aktivitäten zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Auffindbarkeit der Daten und Dokumente.
Risikomanagement
Risikomanagement, Sorgfaltspflicht und Compliance sind gesetzlich vorgeschrieben. Neben den rechtlichen Auflagen muss sich deshalb jedes Unternehmen folgende Fragen stellen:
Welches Risiko entsteht dem Betrieb durch schlechtes Dokumentenmanagement?
Welchen reellen Wert haben die vorhandenen Dokumente und Informationen?
Was geschieht, wenn Dokumente nicht auffindbar, unvollständig oder verloren sind oder Unberechtigte Zugriff auf Ihre Daten haben?
Wo bleibt das Wissen ausscheidender Mitarbeiter, sei es durch Fluktuation oder altersbedingt?
Und nicht zuletzt: Sind Ihre Dokumente und Daten vor Vernichtung, Wasser oder Feuer geschützt?
Projektmanagement – die Umsetzung
Eine strukturierte Umsetzung hilft Zeit und Kosten sparen. Ich begleite Sie auf Ihrem Weg durch das DMS Projekt, soweit Sie es möchten.
Dabei werden die jeweiligen Fachbereiche ständig in das Projekt einbezogen und die Verantwortlichen/Geschäftsleitung laufend über den Projektfortschritt und die Kosten informiert.
Alle vereinbarten Anforderungen werden in geregelten Testphasen überprüft und gleichzeitig die Mitarbeitenden geschult und auf die Veränderung vorbereitet.
Der kontrollierte Projektplan ebenso wie der stetige Kontakt zum Softwarelieferanten garantiert eine termingerechte Einführung.
Projektphasen
Der Umfang und die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Projektphasen richtet sich im Wesentlichen nach der Grösse des Unternehmens, dem Umfang der zu verarbeitenden Daten und Unterlagen (Record Management), der vorhandenen Infrastruktur bzw. den Ressourcen im Unternehmen und nicht zuletzt nach dem zur Verfügung stehenden Budget.
Betriebsorganisation
Eine erste Analyse beantwortet die Frage, wo bis heute Informationen, Akten und Daten in Ihrem Betrieb gespeichert oder gelagert sind, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form braucht und ob allenfalls Daten mehrfach gepflegt und Ablagen doppelt geführt werden.
Im DMS-Projekt werden Arbeitsprozesse werden optimiert und der entstehende Dokumentenfluss analysiert.
Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse und das Dokument wird nur einmal zentral archiviert.
Somit sind Sie sicher, immer die aktuellste Version des Dokuments zu verwenden.
Dokumentenmanagement ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern betrifft die gesamte Betriebsorganisation.
Eine erfolgreiche Einführung ist abhängig von der Begleitung Ihrer Betriebsorganisation.
Gesetzeskonformität und Revisionssicherheit
Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die Anforderungen für eine gesetzeskonforme Archivierung muss technisch und organisatorisch umgesetzt werden.
- Der DMS-Lieferant wird die technischen Voraussetzungen bieten, um dies zu gewährleisten.
- Die organisatorischen Vorkehrungen muss hingegen das buchführende Unternehmen sicherstellen.
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation durch das Unternehmen ist eine dieser betriebsorganisatorischen Auflagen, bei welcher ich Sie gerne unterstütze.
- Das schweizerische Obligationenrechts (OR, Artikel 957ff.) über Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
- Die „Richtlinien für die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträger und deren Aufbewahrung“ der eidgenössischen Steuerverwaltung (EStV)
- Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) in Verbindung mit der Verordnung des Eidg. Finanzdepartements über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (ElDI-V)
- Die Richtlinien der Treuhand Kammer bezüglich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (Revisionshandbuch der Schweiz)
- Das Datenschutzgesetz [DSG] (im Falle der Speicherung personenbezogener Daten)
- Die Datenschutzverordnung (VDSG)
Drittsysteme – Integration
Die Integration von (bereits vorhandenen) Drittsystemen wie z.B. Buchhaltungssystemen, CRM, Personalsystemen, ermöglicht es, Mehrfachdaten (= redundante Daten) zu vermeiden und Dokumente zentral zu archivieren. Je nach System sind übergreifende Workflows möglich.
Die direkte Archivierung von externen, elektronischen Dokumenten (Zollkonto, E-Rechnungen, Kontoauszüge) ist möglich und erleichtert die Verarbeitung.